Por Karyn Estrada Braghiroli

A convivência com os recursos de automação e informática nas micro e pequenas empresas tem uma história relativamente recente. Muitos empresários ainda estão conhecendo todas as ferramentas e benefícios que o computador pode oferecer para melhorar a produtividade de sua equipe e aumentar a sua competitividade no mercado.

Na hora de tomar as decisões de investimento em equipamentos e softwares é comum confiar na opinião do “moço do computador” ou do “menino da informática”. É esta mesma pessoa que resolve todos os problemas do computador quando ele trava ou simplesmente começa a apresentar defeitos. O “técnico” coloca o equipamento debaixo do braço, leva embora e traz algum tempo depois como se fosse novinho em folha. Mas você sabe realmente que serviço foi feito? Quais são as características técnicas do seu computador? Qual é o seu sistema operacional e quais softwares pode usar como recurso?

As decisões em informática geram um impacto direto na produtividade de sua equipe. Quantas vezes um colaborador ficou parado porque o computador estava com “pau”? Quantos negócios não foram fechados porque as informações necessárias não estavam disponíveis naquele momento? Quanto você gasta por mês para corrigir os defeitos dos equipamentos de informática?

Os custos em informática não podem ser vistos como gastos e sim como investimentos. Na compra de um novo equipamento, é necessário estar atento (além da procedência, é claro) se as características técnicas atendem a sua necessidade e ao planejamento que você tem para sua empresa a médio prazo. Sobretudo, é importante optar por um sistema operacional adequado e original. A afirmação de que pagar por um software original é jogar dinheiro fora e que o “alternativo” (apenas um eufemismo para PIRATA) funciona igual é enganosa. A ideia de “levar vantagem” e evitar gastar com software é um erro de conta. O valor do software deve ser avaliado em comparação aos benefícios e lucros que ele traz e sobretudo à economia que vai oferecer evitando ter que chamar o “menino do computador” periodicamente.

Para ilustrar o que estou dizendo, faça uma soma de tudo que você gastou com a manutenção do computador nos últimos 12 meses. Não se esqueça de somar o período que o seu funcionário ficou parado sem produzir e daquele contrato que você perdeu porque não entregou o orçamento na hora. Com certeza os valores vão ser infinitamente superiores ao valor do software. Em informática o velho ditado: “o barato sai caro” é extremamente real.

Poderia lembrar, também, os problemas com segurança gerados pelo uso do software pirata. Mas isto é assunto para um artigo próprio.

Para concluir, façamos uma comparação: Quando você precisa tomar alguma decisão sobre a sua saúde quem você procura? Um médico que fará todos os exames e um diagnóstico do seu quadro geral, oferecendo um tratamento planejado ou um curandeiro que apenas faz algumas observações, reza um pouco e te passa algumas simpatias? As decisões de informática também devem ser tomadas contando com uma consultoria especializada feita por profissionais certificados e atualizados. As decisões corretas vão garantir a “saúde” da sua empresa!

Karyn Estrada Braghiroli é jornalista, empresária no setor de informática e proprietária da loja Cyber Computers.

Karyn Estrada Braghiroli é leitora do Blog Pensando Grande e contribuiu com este artigo. Se você também tem uma história para contar ou quer dar sua opinião, entre em contato com o Pensando Grande, a ‘Voz do Empreendedor’ é um espaço para nossos leitores. As opiniões expressas no artigo são de responsabilidade da autora.

Sua vida está uma loucura e sem tempo para muitas atividades? Você certamente não está sozinho, a falta de tempo e o acúmulo de tarefas são problemas para a maioria dos pequenos empresários.

O Pensando Grande conversou com Christian Barbosa, especialista em administração de tempo e produtividade, e fundador da Triad PS, empresa especializada em produtividade, colaboração e administração do tempo e selecionou algumas dicas para você não sofrer mais com a falta de tempo.

1 – E-mail – Ficar com e-mail aberto faz o nível de interrupções no trabalho chegar ao intolerável, aumenta a ansiedade e a sensação de atividades por fazer. Barbosa recomnda definir períodos para lidar com as suas mensagens sendo que no resto do tempo o caixa deve ficar fechada.

2 – Não ter clareza sobre o que fazer – O que você precisa fazer primeiro? Você sabe pelo menos 80% do que deve ser feito hoje? Se não souber responder a essas perguntas, com certeza vai se perder em tarefas circunstanciais.

3 – Estou em Reunião – Cerca de um terço das reuniões podem ser canceladas. Então: dieta de reuniões já! Quanto menos, melhor. Se tiver de fazer, seja objetivo, defina pontos de discussão e faça durar no máximo 2 horas.

4 – Redes Sociais – Você usa Twitter, Facebook, Orkut, etc? Controle a ansiedade de ficar conectado a essas redes o tempo todo. Utilize eventuais intervalos no dia ou o horário de almoço para checar as redes e se atualizar.

5 – Falta de energia – Você está cansado, sem pique e não consegue se concentrar? A falta de energia rouba muitas horas do dia e faz a pessoa “surfar” em atividades circunstanciais. O especialista recomenda manter hobbies, procurar um médico para orientação e alimentar-se em horários regulares.

6 – Falta de foco – Começa uma atividade e em pouco tempo salta para outra tarefas? Se a tarefa for extensa, divida-a em pequenas atividades, feche quaisquer outros software que não esteja usando, coloque o celular no silencioso e, se funcionar para você, ouça música.

7 – Navegador cheio de favoritos – Você abre seu browser para visitar um site, esbarra na lista de favoritos e começa a navegar por outros portais? Mantenha a lista de favoritos zerada, assim você perde a tentação de ficar navegando sem objetivos definidos.

8 – MSN e outros serviços de mensagens instantâneas – A regra é simples: está ocupado? Fique com status invisível ou offline. Está tranquilo? Fique ausente ou ocupado. Está com tempo para conversar? Fique disponível.

9 – Interrupções – Se muita gente interrompe você, pode ser porque sua comunicação não anda muito adequada. Faça uma revisão de como redige os emails, concede informações e delega atividades.

10 – Tarefas imprevistas, convites inesperados e favores – Que tal falar NÃO de forma concreta, baseado em planejamento X disponibilidade? Se muitas tarefas imprevistas surgem na sua rotina, é possível que o nível de planejamento não esteja adequado. Repare em quais dias da semana você tem mais imprevistos e utilize isso a seu favor.

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Quando o tema é sustentabilidade, muitas são as perguntas que tiram o sono dos pequenos e médios empresários, estão entre elas: “Devo investir meu capital em medidas sustentáveis?”, “Por onde começar?”, “Essa medidas agregarão valor ao meu produto?”. Para elucidar essas questões e aproximar os empreendedores do universo da sustentabilidade, o Pensando Grande conversou com Alexandre Lopez Hernandez, diretor de sustentabilidade da Key Associados, consultoria especializada no tema.

Por onde um pequeno e médio empresário deve começar para implementar práticas sustentáveis na sua empresa?
Em primeiro lugar, é importante detectar que sustentabilidade não é só cuidar do meio ambiente. O ponto de partida é entender o que é sustentabilidade para a sua empresa. Ela tem que pensar nisso como parte da estratégia de planejamento do negócio. O problema é que não há uma receita definitiva. O difícil é saber qual o foco e a necessidade do negócio, e para cada um é diferente. As empresas tem muito que caminhar na educação e na conscientização.

Que vantagens imediatas as PMEs podem obter com práticas sustentáveis?
Um ponto a ser levado em consideração é a questão de créditos de carbono. Se a empresa investir nisso, pode ter um retorno financeiro direto no bolso e pagar menos de contas de luz e água. Mas isso são ações pontuais. Pensando mais estrategicamente, se a empresa tem um processo organizado, ela pode se preparar para as taxas e impostos propostos pelo governo sobre as emissões de carbono na atmosfera. Pode-se prevenir para não ter esse problema quando as taxas surgirem. Quando você trata de sustentabilidade nas empresas você está eliminando os riscos. Por exemplo, políticas sociais. Você está reduzindo o risco de processos. Sustentabilidade tem que ser encarado como uma gestão de risco. Uma pequena empresa pode quebrar com um processo de assédio moral. Uma política de tratar melhor os seus colaboradores de forma mais ética e menos discriminatória. Isso também é sustentabilidade.

Que medidas as pequenas empresas devem tomar para terem retorno financeiro rapidamente?
Implementar algum tipo de tecnologia verde, como reuso de água, por exemplo, traz ganhos enormes na cadeia de produção da empresa. Para a pequena empresa, algumas ações tem impacto direto na redução do gasto. Isso sem mencionar que você ganha em imagem positiva com os clientes, isso muitas vezes pode ser um argumento de venda muito forte.

Como podemos medir esse ganho?
É difícil mensurar esse diferencial, ainda estamos caminhando. É um conceito que ainda não está claro no mercado. Na Inglaterra, algumas empresas colocam quantos créditos de carbono são emitidos. Hoje isso não é ainda um fator de diferenciação para o consumidor. Em uma relação entre empresas, a diferença é mais latente. É uma tendência que não pode ser ignorada, mas se já fosse uma realidade não existiria pirataria, por exemplo.

Quais as principais demandas das PMEs quando procuram uma consultoria?
As PMEs que vem até nós buscam conhecimento. O que é sustentabilidade e o que é aplicável para eles. Há uma busca forte nesse sentido. Nós fazemos muitos projetos de mapear que tipo de gastos eles tem e como resolvê-los com medidas sustentáveis. Mas cada empresa tem o seu projeto e a sua particularidade.