A gestão contábil de um negócio pode ser um pesadelo para muitos empresários, contar com bons parceiros nesta área é fundamental. Mas como escolher um escritório de contabilidade? E como saber que os profissionais estão trabalhando de maneira correta? O Blog Pensando Grande conversou com Julio Linuesa Perez, conselheiro do Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo, para saber como as pequenas e médias empresas devem escolher um escritório de contabilidade.

Como as pequenas empresas devem escolher um escritório de contabilidade?

É muito comum que, este processo de escolha, se inicie por indicação de outros empresários conhecidos e da própria satisfação destes junto aos profissionais que os atendem.

Cada dia mais se acentua também a pesquisa via web, ou seja, através da Internet e até mesmo pela localização do interessado, lista e verifica os sites dos diversos escritórios localizados na proximidade da empresa. Entidades de classe, Sindicatos, associações e escritórios de advocacia, de relacionamento do empresário, também são fonte de indicação dos escritórios.

É extremamente conveniente que, ao mesmo tempo das pesquisas acima, o empresário faça uma verificação junto às entidades de classe.

Também junto ao Conselho Regional de Contabilidade – CRC consultar se,  tanto o escritório como seus responsáveis, estão devidamente inscritos e regulares no exercício das suas funções profissionais. No estado de São Paulo estas verificações podem ser efetuadas via Portal do Conselho. Outra dica é visitar pessoalmente o escritório para verificar sua estrutura funcional, seus representantes e dinâmica operacional e, ao mesmo tempo, convidar o profissional a visitar o local que a empresa vai funcionar, expondo com clareza suas necessidades e pretensões empresariais.

A questão “preço x qualidade” tem que estar mais adequada a “custo x benefício” ou seja, qualidade dos trabalhos na proporção do preço justo pelo que se propõe a fazer e se deva executar.

Quais os cuidados a serem tomados?

Além cuidados já comentados, quanto aos devidos registros profissionais, é importante e conveniente solicitar do escritório uma breve relação de clientes para contato. Desta maneira, o empresário poderá obter algumas informações mais precisas diretamente junto aos clientes do escritório.

Também solicitar certidões de regularidade (escritório e responsáveis) junto aos órgãos de Registro (Conselho Regional). Manter diálogo franco e aberto quanto à atividade a ser desenvolvida com todas as suas características e detalhamentos, a fim de obter do profissional as necessárias explicações e orientação precisa, fiscal – contábil – tributária e trabalhista, assim como custos de regularização.

Solicitar ao escritório a elaboração de “Contrato de Prestação de Serviços Profissionais”, contendo com clareza: os serviços que estarão sendo contratados; valor de honorários profissionais; direitos e obrigações das partes envolvidas, atentar para cláusula rescisória e, mais uma vez, a sistemática operacional independentemente da opção tributária que se venha a adotar, lembrando sempre que, a execução de contabilidade propriamente dito não é opcional, além de obrigatória e necessária para a gestão do negócio e seu desenvolvimento.

Como saber se a empresa de contabilidade está trabalhando corretamente?

Naturalmente, todo empresário, independentemente do porte da sua empresa, tem necessidade de obter os conhecimentos básicos dos tributos e encargos que incidem na sua atividade e, desta maneira, deverá acompanhar periodicamente o recolhimento dos mesmos, sempre por sua conta e ordem, não deliberando ao escritório esta obrigação pois, não é da competência do mesmo.

Além disto, com alguma periodicidade, semestral ou anualmente, solicitar certidões dos órgãos de registro que está vinculado (Ex. Estado/ICMS – Receita Federal – Prefeitura, etc…). Qualquer pendência que porventura houver, deverá ser verificada de imediato, o que não quer dizer necessariamente ser falha do escritório, porém, é importante verificar e corrigir o que porventura houver.

Conforme o acordado em contrato, manter reuniões periódicas com os profissionais da contabilidade para obter todas as informações necessárias relativas ao período de análise. Solicitar ao Escritório “Manual de Procedimentos e de Obrigações Fiscais” para, desta maneira, melhor acompanhar todas as obrigações, tanto da empresa quanto do escritório.

Quais os documentos / contratos / comprovantes que os escritórios de contabilidade devem entregar às pequenas empresas para que sejam arquivados?

Inicialmente, a empresa deve manter em seus arquivos todos os documentos da sua constituição, exemplos:

Registro de Firma Individual e/ou Contrato Social;

Registro junto a todas as Repartições Fiscais: Estado – Secretaria da Fazenda; Federal – Receita, CNPJ – Previdência; Prefeitura Municipal; Contribuição Sindical, Patronal e de Funcionários e, demais órgãos governamentais a que estiver vinculada.

Além dos documentos da sua constituição, as empresas deverão manter também em seus arquivos e, depois de efetuados os devidos lançamentos Fisco-Contábeis, todos os documentos inerentes à sua atividade tais como:

Notas fiscais de compras;

Talonários de vendas e/ou arquivos magnéticos se for o caso;

Despesas gerais (água, luz, telefone etc…);

Guias de Recolhimento de todos os tributos;

Extratos Bancários.

Reafirmando que, estes documentos devem retornar à empresa logo após sua utilização pelo escritório de contabilidade.

Quais os valores médios cobrados para a contabilidade de pequenas empresas?

Com relação a honorários profissionais os valores cobrados sofrem variação representativa, em virtude principalmente da própria estrutura operacional do escritório e dos serviços que serão demandados. Por exemplo, uma pequena empresa com ou sem funcionários; que exerça atividades de indústria, comércio e ou prestação de serviços ou ainda, de todas elas, e assim por diante.

Os preços médios de mercado, considerando Micro-Empresa (ME), Empresa de  Pequeno Porte (EPP), enquadradas ou não no Regime do Simples Nacional, considerando ainda outras opções tributárias como Lucro Presumido e ou Lucro Real, os valores poderão oscilar entre R$ 600,00- (seiscentos reais) à R$ 1.800,00- (um mil e oitocentos reais), ou mais conforme dados descritos.

Se uma empresa está insatisfeita com seu escritório de contabilidade e deseja mudar de profissional, quais os cuidados deve tomar? O que é preciso para fazer a mudança?

Nesta condição, a empresa ao optar por um novo escritório deverá, inicialmente,  verificar as Cláusulas de Rescisão existentes no contrato com o escritório atual e quais são as regras para esta efetivação. Normalmente é solicitada uma comunicação com prazo de 30 a 60 dias para conclusão. Imediatamente, comunicar por escrito e sob protocolo a decisão tomada pela empresa, comunicando qual será o novo escritório responsável pela continuidade da contabilidade da empresa.

Quando da conclusão, o conveniente é que, o novo escritório contratado cuide do recebimento/retirada de todo o documental da empresa em poder do escritório anterior e, na seqüência, este deverá efetuar uma verificação documental juntando também os documentos existentes na empresa e formalizar um “Levantamento de Verificação Documental” para constatar a possibilidade ou não de alguma pendência fiscal/documental.

Ao mesmo tempo, o novo escritório de contabilidade deverá proceder ao “Termo de Transferência de responsabilidade técnica”, em atendimento à Resolução nº. 1040/2009 do CRC-SP, que deverá transitar entre o atual e anterior escritórios e empresa contratante. A conveniência de obter certidões das diversas repartições fiscais da empresa continua sendo plenamente válida, tanto para o empresário quanto para os escritórios de contabilidade.

A cobrança da ‘13°’ mensalidade é uma prática de mercado? Todos os escritórios cobram esta mensalidade?

A prática da cobrança de uma mensalidade adicional, anual e também denominada de “Encerramento de Exercício”, é uma realidade. Tal cobrança tem como principal fundamento, a própria sobrecarga operacional na elaboração dos trabalhos mensais do período podendo, em alguns casos, ficar também inclusa a elaboração da Declaração de Imposto de Renda da empresa. São diversas as formas e entendimentos da referida cobrança, porém é uma prática constante inclusive do Contrato de Prestação de Serviços Profissionais. Não é comum deixar de cobrar esta mensalidade, mas pode ocorrer.

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