Por Christian Barbosa

Em treinamentos, palestras e artigos sempre falo da importância de se ter uma lista das tarefas que não devem ser feitas. No livro Mais Tempo, Mais Dinheiro, dedicamos um capítulo inteiro a esse tema. Na última HSM ExpoManagement o Jim Collins, considerado  sucessor de Peter Drucker, falou que todos os CEOs deveriam ter uma lista de atividades a serem eliminadas do seu tempo.

Para um empreendedor/diretor, ter isso muito claro é vital. Selecionei alguns itens que poderiam ser pensados para compor a sua lista pessoal:

1. Atividades operacionais – Se você fica o tempo todo em atividades operacionais, você trabalha “NO” negócio e não “O” negócio de forma mais ampla. Talvez esse modelo esteja impedindo a empresa de crescer, de descentralizar decisões ou até de permitir que você tenha mais tempo para sua vida.
Como sugestão, se você usar o MS Outlook, pode classificar essas tarefas como circunstanciais ou colocar uma categoria específica. Depois, analise sempre a semana anterior, para ter uma clareza do que anda acontecendo;

2. Reuniões sem objetivo definido – Quantas reuniões participamos por conveniência ou porque simplesmente não queremos dizer não? Só agende reuniões que tenham um resultado claro para você, todas as outras não aceite ou mude o meio (LiveMeeting ao invés de presencial, por exemplo);

3. Pular de ideia em ideia – Empreendedor parece que tem adrenalina em excesso, já reparou? Muitos são tão frenéticos no dia-a-dia, tanto que, ao primeiro sinal de uma ideia, já largam tudo e saem fazendo. No final, muito tempo perdido e pouco resultado prático. Seja mais seletivo, saiba diferenciar oportunidades de perdas de tempo;

4. Controlar o horário da equipe – Se você tem essa mania de controlar se seu assistente chegou às 8h ou 8h10, fique sócio da Dimep, que é uma indústria de relógios de ponto! Controle resultados, projetos, entregas e não horários de forma minuciosa. Cada vez mais horário será coisa do passado, com trânsito, enchentes, Internet, temos de ser flexíveis. Se a pessoa funciona melhor chegando às 10hs e saindo às 20hs, porque não ser mais flexível?

5. Adiar férias – Relaxar é um item que precisa ser priorizado e não deixado de lado! Trabalhar freneticamente, sem pausas, mata sua produtividade, sua criatividade e deixa você mais chato. Tire férias curtas (3 a 5 dias) e várias vezes ao ano, o resultado é melhor.

6. Atender alguns clientes – Se o cliente não gera lucro (não disse faturamento), não gera resultados, não ajuda a equipe e tira sua paz, talvez esse cliente não seja um cliente para você. Corta, cancela o contrato, nem pensa muito.

E você, o que acha que precisa parar de fazer para sua empresa e/ou sua vida começar a evoluir?

*Christian Barbosa – maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade. Ministra treinamentos e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Autor dos livros A Tríade do Tempo e Você, Dona do Seu Tempo, Estou em Reunião e co-autor do Mais Tempo, Mais Dinheiro |  www.maistempo.com.br e www.triadps.com.br

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*Christian Barbosa

Um dos grandes fatores que implica diretamente na capacidade da empresa crescer e se tornar lucrativa são a gestão da sua produtividade. Empresas desorganizadas, bagunçadas e cheias de urgências tem a tendência a falhar, perder dinheiro, talentos e sair do ciclo de crescimento.

Desde que lançamos o programa Neotriad SMB, com foco em aumentar a produtividade de pequenas e médias empresas, é visível que independente do setor e do tamanho, a falta de métodos de produtividade se torna uma barreira para a empresa dar um próximo passo.

Assim, listo os três fatores que ajudam a mudar esse paradigma na empresa:

1 – Tudo começa com o Empreendedor

Empreendedores sem tempo, urgentes e ansiosos criam uma empresa urgente, sem tempo e cheia de profissionais ansiosos. Se o empreendedor não procurar iniciar uma mudança pessoal na forma como ele gerencia seu tempo e como conduz a empresa, não há milagre.

O empreendedor precisa dar um próximo passo na busca de aprender a gerenciar seu tempo, buscar modelos de gestão e produtividade para a empresa e ter persistência de aplicá-los e dar o exemplo no grupo. Todo empreendedor deveria ler sobre gestão de tempo, deveria ser tão obrigatório quanto ter um plano de negócios!

2 – Sua empresa tem Metas de verdade?

Apesar de ser o item mais comentado em qualquer cursinho de gestão, poucas empresas sabem definir bons objetivos, com planos de ações viáveis. Quando se fala em desdobrar a meta para a equipe é outra utopia. Existe muita intenção, mas pouca prática nesse assunto.

Eu tenho trabalhado um conceito em metas que chamei de BLACKHOLE (buraco negro), que na verdade é um ponto central de concentração de energia no universo, tão poderoso e focado que puxa tudo para dentro dele. Esse conceito aplicado a empresa é perfeito, ou seja, não precisa ter 10 metas, tenha uma única meta central, que alinha toda a sua estratégia e as suas outras metas.  Leia mais sobre o assunto aqui:

http://blog.maistempo.com.br/2010/07/29/blackhole-qual-o-buraco-negro-da-sua-empresa/

3 – Check-Lists

Boa parte das urgências na empresa são geradas por esquecimentos, falhas de comunicação, tarefas não muito claras, falhas em processos, etc. Uma das formas mais simples e básicas de mudar esse padrão é a criação de simples “check-lists”, que dizem exatamente o que cada pessoa deve fazer para completar uma determinada atividade. Transforme suas principais urgências em “check-lists” e observe que elas vão migrar de urgente para importante.

Nos EUA, vários hospitais adotaram o padrão de “check-list” para seu corpo clínico evitar esquecimentos (tipo uma tesoura dentro do seu corpo). Inclusive em cirurgias os médicos têm de “ticar” se a atividade foi feita.

Repare que não falei de processos. Mapeamento de processos é a evolução do check-list, mas para a pequena e média empresa isso é tão utópico que quem tentou fazer, raramente terminou e quando terminam se torna tão complexo que não conseguem aplicar.

Empreendedor: é possível ter mais tempo para a empresa, para a família e para você viver. Não precisa se matar para fazer a empresa crescer. O problema não é a falta de tempo, mas é como você tem usado seu tempo. Parta desse princípio, busque mais informações e tenha uma nova era na sua empresa e na sua vida!

Use seu tempo com muita sabedoria e até uma próxima oportunidade.

*Christian Barbosa – Maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade, é fundador da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Ministra treinamentos e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Autor dos livros A Tríade do Tempo e Você, Dona do Seu Tempo, Estou em Reunião e co-autor do Mais Tempo, Mais Dinheiro.

Christian Barbosa é leitor do Blog Pensando Grande e contribuiu com este artigo. Se você também tem uma história para contar ou quer dar sua opinião, entre em contato com o Pensando Grande, a ‘Voz do Empreendedor’ é um espaço para nossos leitores. As opiniões expressas no artigo são de responsabilidade do autor.

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