Assim como qualquer pequeno empresário, você provavelmente leva uma série de fatores de consideração antes de adquirir novas tecnologias para a sua empresa. No atual cenário econômico é preciso ponderar ainda mais os investimentos e, mais importante, o potencial de retorno sobre o investimento (ROI).

Segundo um novo estudo publicado pela IDC e comissionado pela Microsoft, em media, o retorno sobre o investimento do Windows 7 Professional pode ser de apenas sete meses após a implantação do sistema operacional – com um ROI de 375%.

Ganhos para o Usuário Final

A pesquisa da IDC mostra benefícios significativos para usuários finais, o que se traduz em redução significativa no tempo de indisponibilidade e aumento na produtividade. De forma geral, o IDC concluiu que o Windows 7 Professional ajudou a aumentar a produtividade dos funcionários em 2.5%, liberando 51 horas adicionais por usuário, por ano – mais do que uma semana inteira de trabalho por funcionário. Para uma organização com 15 funcionários cujos salários anuais estão na faixa de US$25.000, isso representa uma economia de mais de US$9.200 anualmente. Esses ganhos foram alcançados em quatro áreas principais:

Melhor Experiência de Usuário

O IDC concluiu que o tempo perdido pelo usuário reiniciando o sistema operacional anterior (principalmente o Windows XP) foi reduzido em 76%. A redução para falhas em software foi de 59% e 49% para pesquisa de arquivos, gerando uma experiência aprimorada, como um todo.

É muito mais rápido iniciar programas e reiniciar uma máquina executando o Windows 7 é do que em sistemas anteriores.

― Erik Moreau, supervisor técnico e engenheiro de redes, Aurelium

Menos Auto-suporte

O Windows 7 Professional também contribuiu para reduzir significativamente a necessidade de auto-suporte pelo usuário final, reduzindo em 51% o tempo gasto com essa tarefa.

Mais Segurança

Também houve uma melhoria significativa com relação ao tempo de indisponibilidade decorrente de problemas como spyware, malware, perda de dados e recuperação de arquivos perdidos, já que os usuários gastam cerca de 40% menos tempo lidando com essas questões.

Maior Produtividade com os Novos Recursos
Os novos recursos de produtividade do Windows 7 Professional, incluindo Faster Sleep e Resume, a barra de tarefas aprimorada, os painéis de visualização, o Steps Recorder e o Internet Explorer 8, são responsáveis por economias anuais de quase um dia de trabalho por funcionário.

Reduza Custos de Suporte

Empresas de pequeno porte que migraram para o Windows 7 Professional descobriram que a economia com mão de obra de TI foi significativa: em geral, as empresas reduziram em 50% o tempo alocado para TI (~10 horas); uma economia de aproximadamente US$300 ao ano por computador.

Melhorias nos Custos da Mão de Obra de TI

As reduções nos custos foram identificadas em três áreas de mão de obra de TI. De acordo com a IDC, como uma das maiores reduções estava no suporte ao serviço, isso indica que o Windows 7 Professional exigem menos tempo para gerenciamento, o que resulta na redução dos custos operacionais em longo prazo.

Para mais detalhes sobre as conclusões da IDC com relação à economia no custo de TI, leia  o white paper.

A Impressão com Reconhecimento de Local [ajuda] os usuários móveis a se conectar e imprimir em outros locais da empresa. [Meus colegas] não precisam mais de suporte técnico para ficar conectados.

―Adilson Fernando, gerente de TI, Hidrau Torque

A Rentabilidade em Relação ao ROI

A pergunta mais importante sobre ROI para proprietários de pequenas empresas é “Quanto tempo vou levar para recuperar meu investimento?” No caso do Windows 7 Professional, a IDC concluiu que o retorno sobre o investimento pode ser alcançado rapidamente – em apenas 7 meses após a implantação.

Estatísticas de ROI do Windows 7

A métrica de ROI da IDC é baseada em um investimento médio de aproximadamente US$600, um benefício médio de aproximadamente US$2.800 durante a vida útil do computador e de três anos de uso do software. Os dados também indicam que o retorno em meses para uma implantação nova do Windows 7 Professional foi de 7,2 meses, produzindo um retorno sobre o investimento de 375% no total.

Por Jeff Wuorio

Lembra quando você era criança e não queria soltar um brinquedo e algum adulto dizia “faz bem dividir”?

Agora você é um desses adultos, com direitos exclusivos sobre sua empresa e um orçamento próximo do limite. Lembre-se: faz bem dividir. Donos de empresas podem juntar custos consideráveis. Se você se unir a outras pequenas empresas para dividir as principais despesas (aluguel de escritório, equipamento e até publicidade), você pode economizar dinheiro de maneiras que nunca imaginou.

Veja esses salva-vidas de empresas não muito conhecidos:

1. Divida o espaço de outra empresa. Se estiver buscando um espaço para sua empresa, não procure sozinho. Em vez disso, converse com corretores e pergunte se eles conhecem alguém para dividir o local. Digamos, alguém com um espaço de 500 m² que só use metade disso. Pode corresponder a uns dois escritórios, uma sala de conferências e até mesmo uma máquina copiadora e outros equipamentos necessários. Tudo a uma porcentagem do preço que você conseguiria se fizesse o mesmo sozinho.

2. Divida o seu espaço com outras empresas. O outro lado da divisão de escritório também funciona bem. Se você tem mais espaço do que consegue usar, espalhe a notícia para corretores, dizendo que ficaria feliz em dividir o espaço. Em especial, diga que gostaria de trabalhar com empresas que estivessem interessadas em combinar iniciativas de divisão do orçamento como as que mostrarei abaixo.

3. Divida a equipe de apoio. Pode ser impressionante para visitantes e possíveis clientes, mas nem toda pequena empresa tem sua própria recepcionista, contador e outros membros da equipe de apoio. Se sua empresa estiver em um complexo com outros escritórios, procure dividir a equipe de apoio. Por exemplo, em vez de ter seis recepcionistas atendendo a seis telefones de seis empresas diferentes, há tecnologias que permitem o encaminhamento de várias linhas telefônicas para uma única estação de recepção. Isso significa que seis empresas dividem as despesas de uma recepcionista, em vez de arcarem com o salário sozinhas.

4. Monte uma rede e compartilhe equipamentos de melhor qualidade. Em vez de seis empresas diferentes operarem suas próprias copiadoras, impressoras e faxes, procure montar uma rede com uma máquina grande e avançada para todos. Isso não apenas pode ser mais barato do que ter máquinas individuais como pode economizar dinheiro, pois uma máquina sofisticada é capaz de realizar tarefas que você teria de pagar em uma gráfica.

5. Forme um consórcio de materiais de escritório. De maneira semelhante, as pequenas empresas frequentemente cometem o erro de comprar materiais sozinhas. Embora algumas grandes lojas tenham diminuído os preços, aumente seu poder de compra unindo-se a outras empresas. Forme um consórcio de compras, aborde as lojas e diga que trará uma dúzia de empresas para serem clientes delas, desde que, é claro, você tenha um desconto para comprar em quantidade. Dessa maneira, como David Newton, professor de finanças empresariais, observa: “você pode formar seu pequeno posto de vendas de materiais de escritório. Já vi empresas economizarem atéR$ 1.800,00 por ano fazendo isso.”

6. Procure anúncios em grupo. Assim como anúncios impressos, anúncios em meios de comunicação podem ser impossíveis para pequenas empresas. Uma maneira de diminuir o custo (e aumentar sua publicidade) é abordar emissoras de rádio ou televisão com um grupo. Uma possibilidade: um complexo de empresas com 20 escritórios mantém um anúncio regular nos meios de comunicação que fala de todas as suas empresas. A partir daí, cada empresa tem sua vez de destaque (por exemplo, uma empresa por semana) para promover o seu trabalho. A emissora de rádio ou televisão recebe um fluxo regular de anúncios, o complexo como um todo tem publicidade estável e as pequenas empresas, que não seriam capazes de arcar com publicidade no rádio ou na TV, têm chance de mostrar seus produtos no ar.

7. Imprima em massa. Uma grande dor de cabeça financeira para pequenas empresas é o custo de impressão de folhetos, propagandas, materiais de vendas e outros. Como as alternativas acima, uma maneira de diminuir esse custo é coordenar as suas impressões com aquelas de outras pequenas empresas. Não apenas uma grande quantidade de pequenas empresas compromete-se com um único fornecedor (o sonho de qualquer representante de gráficas), mas isso também pode gerar um desconto significativo para as empresas dispostas a essa fidelidade com a gráfica. Como diz Newton, “já vi pequenas empresas economizarem 20% em impressões somente com essa estratégia”.

Portanto, lembre-se do que os adultos falavam quando você era criança. Você verá que as economias valem o custo de dividir. Newton afirma: “se sua empresa rende R$ 300 mil por ano e você consegue economizar R$ 15 mil usando algumas dessas ideias, elas passam a fazer muito sentido”.

Jeff Wuorio é especialista norte americano em gerenciamento, marketing e tecnologia para pequenas empresas.

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Mesmo em um bom momento da sua empresa, reduzir custos é importante, afinal, menos gastos, mais lucros. Por isso reunimos dicas práticas para o pequeno empresário aplicar em seu negócio. As orientações são do autor do best seller norte-americano Dobre seus lucros, Bob Fifer, e foram selecionadas pelo Blog dos Empreendedores. Claudio de Castro, colunista do blog Sobre Administração, também contribuiu com as dicas deste artigo.

1. Atenção aos fornecedores

Para o autor de Dobre seus lucros, a melhor maneira de começar a diminuir as despesas é negociar na hora das compras, e dimensionar qual o volume que será comprado e estocado. Isso permite mais rapidez de giro e é essencial para manter o caixa equilibrado. Deixar as negociações nas mãos somente dos encarregados das compras é um erro.

Para evitar comprar equivocadas mantenha suas necessidades organizadas, saiba quando e quanto você precisa de cada material, veja neste post como fazer isso de maneira prática e fácil no Excel. (INSERIR LINK FORMATAÇÃO CONDICIONAL)

2. É preciso ter um chato, eleja um vilão

O autor afirma que não é possível avaliar gastos sem alguém assumir o papel de ‘chato’. Cabe ao empresário definir quem será: o presidente da empresa, um funcionário escolhido para fazer isso, ou até um consultor especialmente contratado para a função. Essa pessoa fará o trabalho de avaliar minuciosamente o custo de cada operação e cada item comprado, principalmente aqueles com maior volume, e definir limites aos preços cobrados pelos fornecedores.

3. Faça cotações ou organize concorrências

Neste quesito os dois especialistas concordam, é preciso utilizar instrumentos para alcançar o melhor preço. Para Castro, a importância de fazer cotações sempre antes de comprar é muito clara: “por menor que seja a diferença, ela significará dinheiro!”.

Já Fifer indica cotações quando a empresa for os itens que pesam em seu caixa. A estratégia é promover uma concorrência entre os fornecedores pelo menos uma vez por ano. E o pulo do gato: “se você simplesmente disser a cada um deles que está fazendo uma concorrência, o efeito é o mesmo”.

4. Evite reuniões fora da empresa

Reuniões externas demandam um gasto na maior parte das vezes desnecessário. Além disso, afastam funcionários das atividades mais produtivas.

Utilize a tecnologia para cortar custos com reuniões externas e viagens, conheça a história de uma agência de viagens que cortou 30% dos seus custos com telefonia utilizando o MSN, clique aqui para ler. Veja também uma solução prática e hospedada na nuvem que pode ajuda-lo a realizar reuniões online: Microsoft Office Live Meeting. Com ele suas reuniões remotas contam com recursos como áudio, vídeo, apresentações, questionários, pesquisa entre outros.

5. Estude a terceirização

Para Castro a terceirização é uma opção para tudo aquilo que está fora de sua competência. “Sua empresa possui uma competência essencial, ou seja, aquilo que é o real negócio dela, isto você nunca deve ser terceirizado”, destaca.

6. Cobre juros

Seus clientes fazem pagamentos dentro do prazo? Nem sempre, e muitas vezes o prejuízo é arcado por você. “Caso não consiga deixar de financiar seus clientes, então não faça isto de graça, cobre juros. Seu dinheiro não pode ficar em sua organização sem conseguir gerar receita”, explica.

7. Invista em inovação

É preciso avaliar com cuidado qualquer compra em sua empresa. Mas muitas vezes investimentos são confundidos com gastos. Investimentos em inovação e tecnologia ainda sofrem resistência nas pequenas empresas, que muitas vezes não possuem dados precisos para analisar e tomar sua decisão por investir.

Um estudo com pequenas empresas realizado pela IDC, consultoria especializada em tecnologia, aponta que a economia em manutenção de computadores com o novo sistema operacional Windows 7 é de 65% em comparação com o utilizado anteriormente (Windows XP ou Vista). A pesquisa também mostra o aumento da produtividade. Segundo a IDC, o tempo perdido quando um serviço tem uma falha de execução ou quando o usuário reinicia o computador como uma forma de resolver um problema chega a números expressivos. Apenas as reinicializações já somam oito horas por dia, ou aproximadamente 8% do tempo de inatividade da experiência dos usuários durante 1 ano.

Mas elas são só o sexto lugar na lista de problemas de maior impacto que as pequenas e médias empresas enfrentam com sistemas operacionais mais antigos. Questões ainda mais importantes são tempo de inatividade (20% do tempo perdido), o impacto causado por spyware e malware (14,8%), instalação de software e pausas para service desk. A consultoria aponta que a economia resultante com a adoção do Windows 7 é de 43 horas de produtividade adicionais por ano por usuário.

8. Mantenha a informação acessível

Situações como demora para encontrar uma planilha, enviar um orçamento ou responder a um cliente prejudicam sua empresa. Por isso Castro dá a dica: “quanto menor o tempo gasto por seus funcionários para procurar uma informação, maior o tempo dele para fazer outras tarefas e melhorar a produtividade”.

A empresa Gold Max Transportes sabe bem o valor desta dica, especializada em transportar leite in-natura, qualquer falha ou atraso na comunicação pode resultar em prejuízo. Veja aqui como a empresa acabou com seus problemas de informações desencontradas e comunicação.

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