Ele foi criado em 1983 por Richard Brodie para computadores com sistema operacional MS-DOS e atualmente é o editor de texto mais utilizado no mundo. Este é o Microsoft Word, ferramenta primordial para todo o tipo de pessoa, desde um estudante e dona de casa que quer organizar suas receitas até pequenos empresários, jornalistas, advogados e médicos. O software faz parte do pacote Office, desenvolvido para quem deseja ter mais produtividade em seu negócio. Citar as funcionalidades do Microsoft Word é totalmente dispensável, mas muitas pessoas desconhecem recursos e atalhos fáceis, mas muito práticos e interessantes.

Levantamos nove dicas para tornar a sua experiência no Microsoft Word 2010 ainda mais rica. Veja só:

01. Insira marca d’água rapidamente

Muitas vezes é necessário inserir uma marca d’água no documento com dizeres como “minuta”, “confidencial”, “rascunho”, “exemplo”, logo de sua empresa, entre outros. No Word 2010 isso é fácil. Clique no menu “Layout da Página” e, no box “Plano de Fundo da Página”, clique no ícone “Marca D’Água”. Existem alguns modelos pré-instalados, mas você pode personalizar o seu. Basta clicar na opção “Personalizar Marca D’Água” e fazer os ajustes que mais se adequam à suas necessidades.

02. Mude a fonte padrão do Word 2010

Durante a programação do Word 2010, a fonte escolhida para ser o padrão dos documentos foi a Calibri tamanho 11, mas você pode mudar este padrão para a fonte que você quiser. Para fazer isso, vá até a aba “Página Principal” do software, procure a caixa “Estilo” e clique com o botão direito na opção “Normal”. Feito isso, selecione a opção “Modificar”. Na janela que abrir você pode escolher a fonte, tamanho, cor e até alinhamento que serão padrões em cada novo documento.

03. Salve fontes dentro do arquivo

Quantas vezes você já não redigiu um documento ou apresentação com um determinado tipo de fonte e, quando você enviou para uma pessoa ou acessou de um outro computador o documento veio desformado porque a fonte que você utilizou não estava instalada no computador que está abrindo este arquivo? Agora, você não precisa passar mais por isso. Vá até o menu “Arquivo” e clique em “Opções”. Na categoria “Salvar”, assinale a caixa “Inserir Fontes no Arquivo” e pronto. Vale lembrar que esta ferramenta só é possível para fontes TrueType e OpenType.

04. Criar um post para seu blog diretamente do Microsoft Word 2010

Você não precisa mais entrar no painel de controle do blog de sua empresa para atualizá-lo. Um recurso do Microsoft Word 2010 possibilita a criação de posts para as plataformas mais utilizadas de blogs. Vá até o menu “Arquivo” e selecione a opção “Novo”. Clique em “Postagem no blog” e depois em “Criar”. Se é a primeira vez que você usa este recurso será preciso configurar a conta de seu blog ou até mesmo criar um sem sair da tela do Microsoft Word. Com a conta configurada, basta criar posts do seu editor de textos publicá-los. É possível configurar fonte, cores, tamanhos, inserir imagens, hiperlinks e até mesmo gráficos e tabelas.

05. Inserir texto de teste

Quando desejamos testar uma formatação ou algum outro recurso do Microsoft Word 2010, normalmente copiamos uma notícia da internet ou digitamos aleatoriamente letras do teclado afim de conseguir um texto básico. Outra forma de fazer isso é copiando e colocando este código num novo documento: =lorem(x,y) Substitua a letra X pelo número de parágrafos que você quer que seu texto tenha e o Y pelo número de linhas de cada parágrafo. Feita esta alteração pressione “Enter”, logo após o código. Um texto lorem ipsum irá surgir e você pode testar sua formatação nele.

06. Arquivo sempre presente no Documentos Recentes do Word 2010

A funcionalidade de “Arquivos Recentes” do pacote Office é uma mão na roda e evita que você perca tempo procurando um arquivo que você criou ou editou há pouco tempo. Para poupar ainda mais o seu tempo, o Microsoft Word 2010 possibilita que você escolha os arquivos que vão aparecer no Documentos Recentes para que ele esteja sempre ao seu alcance. Um documento com telefones de clientes, controle de estoque e modelos de atas, por exemplo, costumam ter um acesso muito frequente e este recursos vai deixar seu trabalho muito mais rápido. Faça o seguinte: acesse o menu “Arquivo” e clique em “Recente”. Será exibida uma lista de documentos e, ao lado de cada um, você verá um ícone que se assemelha à uma tachinha. Basta clicar em cima deste ícone nos documentos que você quer que estejam sempre a mão para que eles apareçam sempre.

07. Inserir screenshots automaticamente

Você não precisa mais apertar o botão prt sc, colar a imagem em um editor de imagens, cortar e depois inserir no seu documento. O Microsoft Word 2010 permite uma captura rápida de telas que você tem abertas em sua máquina. Vá até o menu “Inserir” e, no box “Ilustrações” clique no botão “Instantâneo”. Todas as janelas abertas estarão disponíveis e basta você clicar em cima da que você deseja inserir no seu documento que o programa importa automaticamente. Você também pode selecionar a opção “Recorte de tela” para fazer sua própria captura.

08. Faça uma cópia em PDF de seu documento

Você sabia que o Microsoft Word 2010 conta com um recurso que facilita a conversão de seu documento para o formato PDF? Após finalizar a produção de seu documento vá até o menu “Arquivo” e selecione a opção “Salvar Como”. Logo abaixo do campo onde você nomeia seu arquivo existe um campo chamado “Tipo”. Basta escolher a opção “PDF” e o local onde você vai salvar seu documento.

09. Salvar arquivos na nuvem para acessá-los de qualquer lugar

Foi-se a época em que você enviava seus arquivos para seu e-mail ou o gravava num dispositivo móvel para acessá-los em outros lugares. O cloud power traz e reforça a ideia de que você pode ter um espaço seu na nuvem, alimentando-o com o que você quiser e onde quiser. O Microsoft Word oferece a possibilidade de você salvar seu documento direto na nuvem em poucos cliques. Assim que você terminar a edição do seu artigo, clique no menu “Arquivo” e depois selecione a opção “Salvar e Enviar”. Clique na opção “Salvar na Web” e depois no botão “Entrar”. Faça login com seu Live ID e salve seu arquivo.

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O Office faz parte da vida dos pequenos e médios empresários brasileiros. Ele começa o dia checando seus e-mails no Outlook, passa a manhã controlando seu fluxo de caixa em planilhas do Excel, produz relatórios no Word, faz anotações sobre uma reunião no OneNote e passa a tarde trabalhando em uma apresentação para seu cliente no PowerPoint. É claro que uma ferramenta como esta precisa estar muito alinhada às necessidades do empreendedor. Hoje o Office 2010 completa um ano de vida com a maior aprovação da história, os clientes empresariais estão implementando a solução cinco vezes mais rápido que o Office 2007.

Os números refletem a aprovação do consumidor, o Office 2010 já é o mais vendido para o consumidor final na história do Office. Ele também está na nuvem, como não poderia deixar de ser, com o Office Web Apps, e 50 milhões de pessoas de todo o mundo já visualizam, compartilham e editam seus documentos de qualquer lugar apenas com acesso a Internet.

Confira no infográfico abaixo o que os clientes estão falando sobre o Office 2010.

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Mais rapidez, maior duração e mais facilidade de uso: isso é o que as pequenas empresas buscam quando levam em consideração um investimento em novas tecnologias — e é exatamente o que a Microsoft tinha em mente quando projetou o Windows 7 Professional e o Microsoft Office 2010. Esses dois sistemas diferenciados se combinam para criar uma poderosa solução que fornece a você mais flexibilidade, ajuda a aumentar a sua produtividade e o mantém conectado enquanto estiver em atividade — ao mesmo tempo em que reduz a necessidade de manutenção e os custos de suporte.

O Office 2010 e o Windows 7 Professional são componentes essenciais do que chamamos “O Computador de Negócios.” Os computadores de negócios fornecem a você a mais recente solução de produtividade de negócios, que executa o mais rápido, o mais confiável e o mais seguro sistema operacional que você precisa para prosperar.

Trabalhe e Colabore Melhor

Você precisa de uma maneira mais fácil de compartilhar informações? Com o Windows 7 Professional e o Office 2010, você obterá a tecnologia com o suporte para a maneira como você trabalha, de forma que você poderá encontrar aquilo que precisar e compartilhar o que quiser em menos tempo.

Seja Mais Produtivo

O Windows 7 Professional e o Office 2010 incluem dezenas de recursos projetados para aumentar sua produtividade. A melhoria do tempo de início e retomada do Windows 7 Professional, por exemplo, pode economizar minutos todos os dias — adicionando horas ao ano. Além disso, você pode:

· Localizar rapidamente o que você precisa com a Pesquisa, incluindo arquivos, aplicativos, ou mesmo mensagens de email armazenadas em suas pastas do Outlook 2010;

· Fixar os arquivos do Microsoft Word, Excel® ou PowerPoint® usados com mais frequência em sua barra de tarefas do Windows 7 — simplesmente arraste o ícone do programa para a barra de tarefas e solte-o no local;

· Acessar os comandos do documento que você precisa com a Faixa de Opções em todos os aplicativos do Office 2010;

Compartilhe Ideias e Informações

Sem servidor? Sem problemas. Com o Windows 7 Professional, você pode compartilhar Bibliotecas de informações com seus colegas e funcionários, inclusive seus arquivos do Office 2010, usando o Grupo Doméstico, um recurso que conecta dois ou mais computadores que executam o sistema operacional. Além disso, você poderá:

· Compartilhar arquivos em um SharePoint Workspace seguro ou pasta da Web;

· Criar um conteúdo digital deslumbrante no PowerPoint 2010, que inclui ferramentas avançadas de edição de fotos e vídeos, além de cortar e colar informações em qualquer documento ou enviar email com a Ferramenta de Captura;

· Usar o recurso Transmitir Apresentação de Slides do Office 2010 para fazer uma apresentação de slides totalmente através de um navegador da Web — as pessoas poderão ver seus slides mesmo que não tenham o PowerPoint;

Jody Schuster, diretora da Borton Overseas para a África, afirma que ela e seus colegas “adoramos o Windows 7… ele realmente nos faz economizar muito tempo”. Sua colega, Jen Schak, acrescenta que “o Microsoft Office 2010 nos oferece melhores meios de trabalhar em conjunto, compartilhar informações e comunicar nossas ideias aos clientes — e uns aos outros. Em resumo, é o que estávamos esperando”.

Obtenha Controle Sobre Sua Tecnologia

Superar os obstáculos de TI pode ser opressivo. Mas, com o Windows 7 Professional e o Office 2010, você terá meios mais rápidos e fáceis de superar — ou evitar — questões técnicas.

Simplifique seu Ambiente de TI

O Windows 7 Professional vem com ferramentas que economizam tempo e reduzem o estresse, ajudando a superar desafios técnicos, como discutir problemas de TI ou preocupar-se com questões de compatibilidade:

· Com o Gravador de Passos para Reprodução de Problemas, você pode simplesmente acionar a gravação e capturar os problemas técnicos em ação, em vez de tentar explicar o que está acontecendo;

· Execute facilmente muitos aplicativos de produtividade mais antigos usando o Modo Windows XP depois de atualizar para o Windows 7 Professional.

Faça Backup dos Seus Dados (E Recupere-os)

Pequenos erros podem levar a grandes problemas. Quando, por exemplo, você perde um arquivo ao selecionar acidentalmente “Salvar” em vez de “Salvar Como”, você pode perder inúmeras horas refazendo seu trabalho. Aqui você verá como pode manter seu foco no futuro:

· Mantenha o backup automático de arquivos selecionados, como os seus arquivos do Word, Excel ou PowerPoint ― ou mesmo de todo o seu sistema ― em intervalos de sua escolha com o Backup Avançado do Windows 7 Professional;

· Recupere em segundos arquivos acidentalmente excluídos ou modificados com o recurso Restaurar Versões Anteriores;

“O Windows 7 [Professional] é muito mais rápido e confiável que os sistemas operacionais herdados”, afirma T.J. Ryan, assistente sênior da Fluids Control Instrument Ltda. “Isso significa que nossos clientes internos estão mais eficientes e produtivos, e nossa equipe de TI gasta menos tempo respondendo as chamadas para o nosso suporte técnico”.

Permaneça Produtivo em Qualquer Lugar

No ambiente de negócios agitado de hoje em dia, é fundamental poder acessar o que você precisa, esteja você em seu escritório doméstico, em uma reunião com um cliente ou prestes a embarcar em um avião. O Windows 7 Professional e o Office 2010 torna fácil se conectar — e manter-se conectado — ao que mais importa.

Energia Superior

Você pode trabalhar mais tempo com uma única carga de bateria — e cortar custos de energia — quando seu computador está executando o Windows 7 Professional, graças aos recursos avançados de Gerenciamento de Energia. Aqui estão algumas das formas que o seu computador equipado com o Windows 7 Professional executa com mais eficiência:

· O brilho adaptável da tela do vídeo desliga sua tela após períodos de inatividade para conservar a vida da bateria e reduzir o consumo desnecessário de energia;

·  As opções personalizáveis de energia permitem que você ajuste timers ou reduza o brilho da tela quando você não precisa dela;

· O recurso “LAN de ativação” desperta seu computador conectado a Wi-Fi do modo de suspensão para receber as atualizações necessárias;

Obtenha Acesso

Está cansado de perder tempo com conexões de rede? Precisa de acesso rápido a um arquivo remoto? Juntos, o Windows 7 Professional e o Office 2010 podem ajudá-lo a ficar online, encontrar arquivos e imprimir documentos quando e onde você precisa:

· Exibir Redes Disponíveis automaticamente encontra a rede apropriada e se conecta a ela independentemente do local;

· Depois de uma única instalação, a Impressão com Reconhecimento de Local irá automaticamente conectar seu computador à impressora correta em diferentes locais de trabalho;

· As Office Web Apps permitem a você postar documentos online de fácil acesso, fornecendo a você e aos seus colegas um modo fácil de criar, editar e compartilhar arquivos de praticamente qualquer lugar

“Sem dúvida nenhuma, o Office 2010 mudou a maneira como fazemos negócios”, afirma PJ Smith, vice-presidente de vendas da Washington Liftruck. “Estamos aumentando a eficiência e a produtividade e economizando tempo. Em resumo, ele está abrindo novas oportunidades de crescimento”.  Smith acrescenta que seu notebook que executa o Windows 7 Professional é “a mistura perfeita de velocidade, confiabilidade e desempenho”.

Proteja Seu Trabalho

Aproximadamente 43% das empresas que perdem dados nunca se recuperam.*  Aqui estão alguns dos meios do Windows 7 Professional e do Office 2010 para reduzir esse tipo de risco:

Aumente a Segurança

Quando informações como dados financeiros ou informações sobre contatos de clientes estão comprometidas, o custo pode ser maior do que o tempo gasto para recuperá-las. Tanto o Windows 7 Professional como o Office 2010 incluem recursos de aumento de segurança que ajudam a protegê-lo desse risco:

· O Encrypting File System do Windows 7 Professional fornece uma camada extra de proteção para manter seus arquivos críticos de negócios, como informações de clientes e outras informações proprietárias, melhor protegidas;

·  O Office 2010 inclui os recursos Inspetor de Documento e Data de Vencimento no Word 2010, que examina automaticamente os documentos, ajuda a identificar possíveis questões legais e fornece as datas de vencimento de conteúdo confidencial, de forma que você tem certeza de que as informações compartilhadas com parceiros e clientes são precisas e atualizadas;

· A criptografia de emails no Outlook 2010 converte um texto sem formatação em um texto embaralhado, que ajuda a proteger a privacidade das suas mensagens;

Proteja Seu Computador

Malwares e spywares podem enfraquecer seu computador — e o seu negócio. Mas o Windows 7 Professional e o Office 2010 fornecem proteção em tempo real e opções de verificação que ajudam a repelir invasores e impedir a infecção:

· O Office 2010 fornece um recurso de Modo de Exibição Protegido que ajuda a proteger contra malware oculto em anexos de email e arquivos da internet — bem como em documentos do Word, PowerPoint e Excel;

· O Microsoft Security Essentials fornece proteção gratuita e em tempo real para seu computador doméstico contra vírus, spyware e outros softwares mal-intencionados;

· A Central de Ações no Windows 7 Professional levanta bandeiras vermelhas quando surgem problemas de segurança — e quando você clica no ícone, pode ver sugestões de correção para os problemas.