O Excel não é só uma ferramenta que permite construir planilhas, mas é um auxílio enorme para organizar tudo dentro da sua empresa. Se organização é tudo sua empresa precisa ter tudo que promova a produtividade e agilidade, além da segurança que o empreendedor terá ao saber que pode controlar seu estoque, administrar seus clientes e ordenar seus colaboradores com uma única ferramenta.

Como queremos ver o sucesso de seu negócio e organizar tudo em planilhas pode se tornar um grande desafio, algumas dicas podem lhe fazer dominar melhor essa ferramenta, otimizar o seu tempo e o de sua equipe. Conheça melhor as características do Excel, principal recurso para calcular, analisar e aperfeiçoar seu trabalho.

Hora de decidir

Com as opções minigráficos, Tabelas Dinâmicas e as segmentações de dados você consegue organizar as principais informações e decidir com mais segurança se baseando em dados padrões e previsões. Esse último recurso, as segmentações de dados facilita a visualização da filtragem dos dados. Inserindo os dados, segmente e filtre as informações de uma forma que possa selecionar apenas o necessário para usar no momento. Contudo, um diferencial é que você poderá utilizar essa seleção de maneira mais fácil em outras tabelas e gráficos sem precisar ficar refazendo o ato.

Para criar uma segmentação de dados, segue um passo a passo:

Em INSERIR, clique no grupo FILTRO e em seguida SEGMENTAÇÃO DE DADOS.

Já na caixa de diálogo CONEXÕES EXISTENTES você encontrará a opção MOSTRAR. O procedimento padrão é você usar o item TODAS AS CONEXÕES.

Porém, também terá as opções CONEXÕES NESTA PASTA DE TRABALHO, ARQUIVOS DE CONEXÕES NESTE COMPUTADOR e ARQUIVOS DE CONEXÃO DE REDE.

Na caixa ESCOLHER CAMPOS marque a seleção que deseja criar uma segmentação de dados.

Manipule seus dados

Não importa onde você esteja, analisar e manipular os seus dados facilitam a criação de novas ideias, favorece as tomadas de decisões  e agilizam o seu trabalho. As opções para essa escolha são o Suplemento PowerPivot para Excel, Suplemento Solver aprimorado, Precisão de função aprimorada, Recursos de filtro aprimorados, Excel de 64 bits e Investimentos em desempenho.

Investimentos em desempenho é um mecanismo muito que permite interagir os dados de maneira mais eficiente. É possível mover e redimensionar os gráficos, o modo de exibição Layout de Página e interagir com formas na planilha. Para manipular pastas com grande quantidade de dados, os processos são mais rápidos, permite colar e copiar os dados de uma planilha para outra. Também é possível no INVESTIMENTOS EM VÁRIOS NÚCLEOS aprimorar e ajudar no processo de recuperação, classificação e filtragem de dados. Cálculos são realizados rapidamente e ajudam nos processos de importação de dados.

Editando imagens

Unir imagens em um programa de planilhas não é mais um desafio inalcançável. Você pode criar imagens profissionais no Excel. No item CAPTURAS DE TELAS, você captura a sua imagem que deseja incluir no programa e da opção FERRAMENTA DE IMAGEM, você pode editar, cortar e mudar as cores e fazer efeitos, corrigir as imagens da forma que preferir.

Outra opção para incluir imagens em seu plano é através dos NOVOS LAYOUTS DE GRÁFICO SMARTART que lhe auxiliam a usar fotografias para fazer uma sequencia de fatos, além de poder incluir legendas.

Por Christian Barbosa

Todo dia ouço alguém dizer sobre como o tempo têm passado rápido demais, ou comentar que, quando percebeu, já estava no final do ano. Se tiver uma coisa de que ninguém pode duvidar, é de que o tempo não para nunca! Isso é fato. O problema da falta de tempo de que as pessoas ainda não entenderam o básico: devemos nos adaptar às 24 horas que temos disponíveis para realizar as nossas atividades, e não ficar desejando que o tempo seja maior, o dia tenha mais horas…

Analise como foi seu ano em 2011. Ele foi produtivo? Você chegou a realizar as suas promessas feitas no começo do ano? Não? Então, está na hora de traçar um planejamento para que em 2012 sua lista de tarefas cumpridas seja mais extensa! Aproveite esses últimos meses para organizar os seus pensamentos e listar aquilo que realmente quer fazer no próximo ano. Para isso, leve em consideração:

Revise o que é importante para você – Ano que vem você precisará de mais foco para não perder tempo à toa. Se questione e tenha clareza em suas respostas. “Que atividades eu devo focar em 2010 e quais devo descartar? Faça uma lista de “FOCO” e outra de “STOPs”, depois de concluída faça uma lista de prioridades por ordem de importância. Olhe para os 5 primeiros itens da lista e detalhe um plano de ação na sua agenda para cada um deles.

Use uma agenda – Aproveite o começo do ano para escolher uma ferramenta única, centralizada e prática, em que você possa centralizar todos os seus planos. Tenha uma agenda.

Tenha poucas metas – Não adianta fazer muitos planos, o melhor é focar em poucos objetivos ao longo do ano, mas que sejam relevantes e viáveis. Como roteiro, pense exatamente no que você quer e defina, pense em indicadores (quanto precisará investir) e em uma lista de ações práticas, de curta duração.

Crie pontos de controle – A cada bimestre, agende uma reunião de 1 hora com você mesmo para revisar seus planos, suas metas, seus “FOCOs” e “STOPs”. Isso diminui o risco de que a promessa caia em desuso ao longo da execução.

Compartilhe seus objetivos com alguém de confiança – Escolha uma pessoa próxima, que ajude você a manter o nível de confiança, motivação e o questione sobre os planos. Pode ser um coaching profissional ou aquele amigo que faz você pensar na vida.

Coloque você no seu ano – Quanto mais tempo tiver para você, mais energia terá para executar seus planos em 2012. Inclua atividades de lazer, esporte, ócio ou o que fizer você “recarregar as baterias” com uma periodicidade quinzenal.

Com essas ações você terá mais controle e foco sobre aquilo que deseja realizar. Esses serão os primeiros passos para que o próximo ano seja mais produtivo!

Christian Barbosa – Especialista em administração de tempo e produtividade, é fundador da Triad PS, ministra treinamentos e palestras em empresas e é autor dos livros A Tríade do Tempo e Você, Dona do Seu Tempo, Estou em Reunião e coautor do Mais Tempo, Mais Dinheiro.

Uma ajuda para organizar seus planos e garantir a produtividade pode ser com o auxílio do Outlook . Confira a ferramenta e siga levando seu negócio para o sucesso.

Faça a si mesmo as seguintes perguntas para avaliar se uma força de trabalho remota é apropriada para sua empresa.

1. Sua empresa presta serviços a clientes?

2. Seus funcionários passam mais de 50% do tempo nas instalações dos clientes?

3. A maioria de seus funcionários tem laptops?

4. Você tem funcionários que viajam frequentemente a trabalho?

5. A maioria de seus funcionários passa mais de uma hora por dia indo e voltando do trabalho?

6. A maior parte dos seus negócios é conduzida em uma indústria não regulada?

7. Seus funcionários têm as ferramentas tecnológicas necessárias para trabalhar remotamente?

8. Sua empresa tem a capacidade de compartilhar documentos com segurança?

9. Seus profissionais de TI dão suporte a usuários de múltiplos locais?

10. Seus funcionários estão abertos à ideia de trabalhar remotamente?

RESULTADOS

Para ver se sua empresa deve considerar a adoção de uma força de trabalho remota, verifique quantas respostas “sim” você marcou nas perguntas acima.

7-10: Se você respondeu “sim” a sete ou mais perguntas, uma política de uso e um programa de trabalho remoto abrangentes têm o potencial de melhorar significativamente o desempenho de seus negócios e a satisfação de seus funcionários.  Veja mais adiante outras informações sobre a infraestrutura e o protocolo recomendados para implementar esse programa em sua organização da melhor forma possível.

4-6: Se respondeu “sim” a quatro, cinco ou seis perguntas, o investimento em ferramentas específicas de comunicação e colaboração, como o Office 365, e a implementação de uma política de trabalho remoto podem trazer benefícios à sua empresa.

0-3: Se respondeu “sim” a três perguntas ou menos, é provável que você não precise de um programa completo de trabalho remoto no momento, mas o estabelecimento de uma política de trabalho remoto seria conveniente. A política deve determinar o protocolo adequado a ser seguido pelos funcionários nas ocasiões em que precisarem trabalhar em casa.

Como a empresa pode implementar iniciativas de teletrabalho?

Vejamos alguns passos a considerar durante a implementação de iniciativas de teletrabalho:

1. Em primeiro lugar, sua empresa tem uma política consistente ou formal de teletrabalho? Com o apoio dos líderes da organização e do RH, as políticas de teletrabalho podem melhorar a produtividade e a motivação, além de formar a base para a implementação da tecnologia.

2. Em segundo lugar, avalie seus recursos tecnológicos internos e remotos. Seus funcionários conseguem se comunicar e colaborar facilmente um com o outro dentro e fora do ambiente do escritório? A incorporação de ferramentas de colaboração internas como o SharePoint e o Lync e de tecnologias de trabalho remotas como a computação de nuvem capacitará os funcionários a conduzir os negócios com mais eficiência dentro e fora do escritório.

3. Terceiro, a segurança dos sistemas internos e remotos. A acessibilidade e a colaboração instantânea são essenciais no clima de negócios atual, mas muitas empresas cometem o erro de usar a rede pública ou plataformas de mídia sociais para trocar ideias e informações confidenciais. Alguns avanços na tecnologia de colaboração e comunicação, como o Office 365, têm ajudado uma força de trabalho móvel crescente a trabalhar com mais segurança que nunca.

Dicas para anunciar a implementação do trabalho remoto

Uma implantação bem-sucedida de um programa de trabalho remoto resulta em uma combinação de tecnologias e políticas. Depois de implementar a infraestrutura tecnológica de trabalho remoto adequada, é importante comunicar a todos qual é a política de uso. Definir diretrizes e expectativas claras desde o início ajuda a estabelecer uma relação de confiança entre a administração e os funcionários e garante um uso eficaz da política de trabalho remoto em toda a organização. Considere o uso dos três passos a seguir para divulgar o novo programa de trabalho remoto:

• Passo 1. Desenvolva e compartilhe um plano com expectativas claras. Isso inclui o uso adequado das propriedades da empresa, tais como computadores e celulares, e diretrizes sobre gastos reembolsáveis.
• Passo 2. Aborde todas as possíveis preocupações. Deixe bastante claro que o trabalho remoto não influenciará aumentos, bônus ou promoções. Isso reitera as expectativas de desempenho e os programas de gratificação da empresa.
• Passo 3. Estabeleça canais claros de comunicação com expectativas e horários. Estabelecer e comunicar com eficácia uma política de trabalho remoto ajuda a definir regras básicas e a gerar confiança em toda a organização.